ก่อนจะเริ่มสร้างธุรกิจ รุ่นพี่หลายคนเคยเตือนผมว่า “การตัดสินใจว่า ‘ไม่ทำอะไร’ สำคัญกว่าตัดสินใจว่า ‘จะทำอะไร’ มาก”
หลังจากมาราธอนประชุมในทริปเดินทางธุรกิจเอเชียตะวันออกเฉียงใต้เกือบสองสัปดาห์ ในที่สุดก็มีผลลัพธ์ที่น่าตื่นเต้น แต่ซ่อนอยู่เบื้องหลังความยินดีเหล่านี้คือ “การประชุมไร้ประโยชน์ (หรือการพบปะ กิจกรรม)” นับไม่ถ้วนที่ไม่มีใครเห็น
จริงๆ แล้วจากที่จำได้ ตอนเริ่มสร้างธุรกิจใหม่ๆ การประชุมเหล่านี้คิดเป็นมากกว่า 95% ของการประชุมทั้งหมด แล้วการประชุมเหล่านี้มาจากไหน:
หนึ่ง การประชุมที่ไม่ได้ทำการบ้านเรื่องข้อมูลพื้นฐาน:
ไม่รู้ว่าอีกฝ่ายเป็นใคร ไม่รู้ตำแหน่งและอำนาจหน้าที่ ไม่รู้ภูมิหลัง แล้วมาประชุม สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้การประชุมไร้ประโยชน์ “คิดว่าเป็นนักลงทุน กลายเป็นว่าเป็นผู้ประกอบการ” “คิดว่าเป็นผู้ประสานงาน กลายเป็นว่าลาออกไปแล้ว” “คิดว่าเป็นลูกน้อง กลายเป็นว่าเป็นเจ้านายใหญ่” แค่ทั้งสองฝ่ายเปิดปากพูด ความผิดพลาดจากการไม่ทำการบ้านก็ปรากฏชัด ได้แต่ขอโทษไม่หยุดและขอโอกาสพบปะอีกครั้ง
ดังนั้น ทุกครั้งก่อนนัดประชุม เพื่อนร่วมงานจะรวบรวมข้อมูลเบื้องต้นของอีกฝ่ายที่จะร่วมประชุม แล้ววางกลยุทธ์การพูดตามลักษณะของการประชุม ไม่งั้น สำหรับการประชุมแบบนี้ ไม่พบปะยังดีกว่าพบปะ
สอง การประชุมที่ไม่เข้าใจจุดประสงค์ของการพบปะ:
“มาที่ออฟฟิศเราคุยกันหน่อย” เป็นประโยคแปดคำที่น่ากลัว ในเมื่อยังไม่รู้ว่าจะคุยเรื่องอะไร จะทำอะไร ไปทำไม การไปประชุมแบบนี้เสียเวลามาก ผมเคยไปเยี่ยมสถาบันลงทุนแห่งหนึ่งสี่ครั้ง และติดต่อทางอีเมลเกือบหนึ่งเดือน อีกฝ่ายถามคำถามต่างๆ แล้วก็หายไปเฉยๆ จนกระทั่งตามถามอีกครั้ง ถึงรู้ว่าจริงๆ แล้วเขาแค่ต้องเก็บข้อมูลทำรายงานประจำเดือนให้หัวหน้าดู ไม่ต้องพูดถึงเรื่องการลงทุนเลย แค่ค่ารถที่เสียไปก็พอให้กินมื้อดีๆ ได้แล้ว
ดังนั้น ทุกครั้งที่มีคนนัดว่าอยากเจอคุยกัน เราจะพยายามขอให้อีกฝ่ายส่ง Agenda มา เพื่อหลีกเลี่ยงการมาถึงแล้วคุยไปเรื่อยเปล่าเสียเวลา ไม่งั้น สำหรับการประชุมแบบนี้ ไม่พบปะยังดีกว่าพบปะ
สาม การประชุมที่ไม่มี Follow-up หลังประชุม:
คนเราขี้ลืม แต่สิ่งที่น่ากลัวกว่าขี้ลืมคือ “รู้ว่าอีกฝ่ายขี้ลืม แต่ไม่พยายามเตือน” โดยเฉพาะผู้ประสานงานของบริษัทใหญ่ที่อาจประชุมวันละเจ็ดแปดรอบ จำชื่อเราไม่ได้ด้วยซ้ำ ไม่ต้องพูดถึงจำว่าเราอยากร่วมมืออะไร ในฐานะคนตัวเล็กในที่ประชุม การรวบรวม “เราคุยอะไรกัน” และ “ขั้นตอนต่อไปจะทำอะไร” แล้วเตือนอีกฝ่าย เป็นเรื่องเล็กที่สำคัญกว่าการฉลอง
เพื่อนร่วมงานมักจะส่งข้อความทักทายหลังประชุมในคืนนั้น เพื่อเตือนอีกฝ่ายและผลักดันความร่วมมืออย่างมีประสิทธิภาพ ไม่งั้น สำหรับการประชุมแบบนี้ ไม่พบปะยังดีกว่าพบปะ
พูดง่ายๆ โลกนี้มีการประชุมและการพบปะที่ไม่มีความหมายมากเกินไป การเสียเวลาไปกับ “การประชุมไร้ประโยชน์” หมายความว่าเวลานั้นกลายเป็น “เวลาไร้ประโยชน์” วันหนึ่งมีเจ็ดแปดช่วงเวลาไร้ประโยชน์ ทำให้รู้สึกเหนื่อยแต่ไร้ความหมายจริงๆ
เวลาของทุกคนมีจำกัด แทนที่จะบ่นว่าเวลาไม่พอ ลองทบทวนตัวเองว่าทำเรื่องที่ไม่มีความหมายมากเกินไปหรือเปล่า การตัดสินใจว่า “ไม่ทำอะไร” สำคัญกว่าตัดสินใจว่า “จะทำอะไร” มาก ใช้เวลาสักนิดคิดว่าเรื่องไหนไม่ควรทำ จะช่วยให้ตัวเองและทีมมุ่งไปในทิศทางที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น